Шесть дел декабря, чтобы в январе сдать отчеты по новым формам в срок

1. Проверьте, нужно ли вам сдавать отчеты

Юридические лица сдают отчетность по охране труда в зависимости от категории компании и вида деятельности. Сдавать отчет по форме № 7-травматизм микропредприятия не должны независимо от вида деятельности. А все микропредприятия и малые предприятия не обязаны отчитываться по форме № 1-Т (условия труда).

Категорию компании легко проверить по ИНН или ОГРН в реестре малого и среднего предпринимательства на ofd.nalog.ru. Если за прошлый год доходы компании не превысили 120 млн руб., а среднесписочная численность работников — 15 человек, компанию признают микропредприятием. Если доходы за прошлый год меньше 800 млн руб., а среднесписочная численность работников — до 100 человек, предприятие относят к малым.

Вид деятельности компании можно узнать в бухгалтерии или проверить в выписке из ЕГРЮЛ. Получите выписку на egrul.nalog.ru по ИНН или ОГРН. Смотрите в ней графу «Сведения о видах экономической деятельности по ОКВЭД». Для отчета № 1-Т (условия труда) нужно проверить первые две цифры основного вида деятельности, а для отчета № 7-травматизм — первые две цифры всех видов деятельности компании. Выберите их в сервисе, чтобы выяснить, нужно ли сдавать отчеты в Росстат. 

Какие отчеты по охране труда сдают в зависимости от вида деятельности

2. Сверьтесь с данными Росстата

Росстат информирует о том, какие отчеты должны сдавать компании. Учтите, что вашу организацию могут ошибочно включить в перечень тех, кто отчитывается, или вовремя не исключить из него. Поэтому безопаснее свериться с данными Росстата через сервис ведомства. Актуальная информация появится в нем 25 декабря. Внесите в строку поиска ИНН, ОКПО или ОГРН работодателя и кликните на «Получить». Сервис покажет данные о кодах статистики и перечень отчетов, которые нужно сдать.

Сверьте ваши данные с перечнем отчетов. Если результаты не сходятся, можно написать руководителю Управления Росстата и запросить актуальный перечень статистической отчетности.

В письме укажите ОГРН, КПП и ИНН компании, юридический и фактический адрес, вид деятельности, среднюю численность персонала и выручку за отчетный год без НДС. Изложите свои доводы, чтобы исключить ошибочную позицию из перечня отчетов. Если ошибка действительно есть, перечень форм в сервисе скорректируют в течение 2–5 дней (п. 2 письма Росстата от 22.01.2018 № 04-4-04-4/6-сми).

3. Запросите данные в бухгалтерии и отделе кадров

Чтобы заполнить отчеты, нужно заранее запросить данные о численности сотрудников и о расходах на мероприятия по охране труда. Используйте служебные записки в отдел кадров и в бухгалтерию.

4. Скачайте новые формы

Для отчета № 1-Т (условия труда) форму возьмите из приложения 1, утвержденного приказом Росстата от 24.07.2020 № 412. Раздел о состоянии условий труда заполните на основе результатов СОУТ. Данные о списочной численности работников предоставят кадровики. Информацию о суммах, которые компания потратила на гарантии, компенсации и СИЗ для работников, предоставит бухгалтерия. Сдать заполненный отчет № 1-Т (условия труда) в Росстат нужно до 21 января 2021 года.

В форму № 7-травматизм теперь нужно вносить больше данных (приказ Росстата от 22.06.2020 № 326). В строках 05–06 отдельно укажите количество пострадавших от производственных несчастных случаев по вине работников и работодателя и отдельно — количество работников, которые в момент травмы находились под действием наркотиков или алкоголя.

О мероприятиях по охране труда теперь отчитываются подробно. Укажите общую сумму расходов на мероприятия по охране труда в строке 17 и уточните в строках 18–22, сколько потратили:

• на спецодежду, спецобувь и другие СИЗ;
• организационные мероприятия;
• технико-технологические мероприятия;
• санитарно-гигиенические мероприятия;
• подготовку работников по охране труда.

В строках 23–24 укажите среднюю численность работников и отдельно — женщин. В строке 25 ответьте, есть ли на предприятии здравпункт. Сдайте отчет № 7-травматизм до 25 января 2021 года. Приложение к форме № 7-травматизм в 2021 году не сдают.

Если производственных травм в 2020 году не было, заполняйте в отчете № 7-травматизм только строки 17 и 23–25. В нулевом отчете № 1-Т (условия труда) заполните титульную часть с данными организации, в разделах 1 и 2 ничего не пишите. Нулевые отчеты тоже нужно сдать, иначе оштрафуют по статье 13.19 КоАП.

5. Решите, кто и как будет сдавать отчеты

Готовит отчеты № 1-Т (условия труда) и № 7-травматизм специалист по охране труда, а сдает их сотрудник, которого назначил своим приказом руководитель компании (п. 5 постановления Правительства от 18.08.2008 № 620, далее — Постановление № 620). Сдать отчеты можно на бумаге или в электронном виде.

Заполненные формы специалист по охране труда может принести лично в Управление Росстата или выслать их по почте с описью вложения. Если решили воспользоваться услугами почты, направьте отчеты заказным письмом с уведомлением. Когда статистики получат отчеты, отправителю придет почтовое уведомление с подписью должностного лица, оно пригодится, если возникнут спорные ситуации.

В условиях пандемии власти рекомендуют дистанционные способы, поэтому лучше сдать документы в электронном виде. Способ удобнее тем, что:

• не надо никуда идти и тратить свое время;
• программы не пропустят ошибки в отчетах;
• не надо самому следить за новыми формами отчетов и указаниями по их заполнению;
• не будет утечки данных.

Бухгалтерия сдает много отчетности и, вероятно, что в условиях пандемии делает это в электронном виде. Созвонитесь с ними и узнайте, купила ли организация доступ к платформе для сдачи отчетов и есть ли у них электронная подпись. Договоритесь с бухгалтерами, чтобы они сдали отчеты по охране труда вместе со своей отчетностью. Подготовьте для бухгалтеров статистику о вредниках и пострадавших от несчастных случаев на производстве. Поясните, что затраты на мероприятия по охране труда нужно показать в отчете № 7-травматизм в деталях.

Предупредите, что по форме № 1-Т (условия труда) готовят отдельный отчет по каждому обособленному подразделению. Общий отчет по форме 7-травматизм можно составить тогда, когда подразделения находятся в одном регионе с головной организацией, филиалы в других регионах отчитываются сами. Поэтому, если у компании много филиалов, бухгалтеры могут отказать в помощи. Тогда вам понадобится электронная подпись.

6. Получите электронную подпись и выберите сервис для сдачи отчета

Есть три вида электронных подписей: квалифицированная, неквалифицированная и простая. Квалифицированная подпись равнозначна собственноручной подписи на бумаге, если закон не требует составлять документ исключительно в бумажной форме. Простую и неквалифицированную подпись можно использовать, только если это прямо предусмотрено Федеральным законом (ч. 1, 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Для отчетов в Росстат используют усиленную квалифицированную электронную подпись (п. 7 Постановления № 620). Квалифицированная электронная подпись надежнее: подлинность гарантирует сертификат ключа проверки. Использовать квалифицированные электронные подписи можно в любых операциях с электронными документами. Выдают такие подписи удостоверяющие центры с лицензией от ФСБ и аккредитацией от Минкомсвязи. Проверьте аккредитацию удостоверяющего центра здесь.

Электронную подпись можно получить у специализированных операторов связи. Если бюджет компании позволяет, заключите договор на передачу отчетов через онлайн-сервисы операторов. Цены на услуги зависят от объема отчетности, оборотов и статуса компании, количества работников, действующих скидок. Если бухгалтерия и отдел кадров уже сдают отчетность в электронном виде через оператора, вероятно, выгоднее будет просто увеличить действующий пакет.

Если нужно сэкономить — направьте отчеты в Росстат самостоятельно. Сделать это можно через систему сбора отчетности ведомства. Решите, какой способ подходит вам. Используйте алгоритм из памятки, чтобы сдать отчеты в Росстат в электронном виде.

Статистики должны подтвердить, что приняли отчеты. Датой сдачи отчета считают день, когда его передали, отправили по почте или через онлайн-сервис. Если отчеты сдавали лично — проставят отметку на копиях документов, если через онлайн-сервис оператора или систему Росстата — получите квитанцию о приеме в электронном виде (пп. 11, 12 Постановления № 620).

Образцы запросов

Форма № 1-Т (условия труда)

Форма № 7-травматизм