Как создать систему управления охраной труда

Закрепите обязанности и полномочия каждого работника в рамках СУОТ документально в ЛПА работодателя. Например, включите их в положение о СУОТ, трудовые договоры или должностные инструкции работников. 

Перечни обязанностей по охране труда для работодателя, руководителей структурных подразделений, работников, службы охраны труда, начальника производственного участка и мастера указаны в пункте 29 типового положения. 

Уровни управления, среди которых можно распределять ответственность по обеспечению функционирования СУОТ, сгруппированы от меньшего к большему:

• бригада;
• участок;
• цех;
• филиал;
• служба;
• организация.

Чтобы СОУТ функционировала, не возлагайте на одного работника большой объем разнонаправленных заданий и функций. 

Далее приведены примерные функции, которые могут выполнять разные уровни управления и отдельные работники.

Работодатель обеспечивает формирование политики в области охраны труда и выделяет ресурсы, чтобы реализовать мероприятия по улучшению СУОТ, организует работы по охране труда, создает и обеспечивает функционирование СУОТ (подп. «а» п. 29 Типового положения).

Служба охраны труда советует как разработать и внедрить СУОТ. Помогает другим подразделениям – отделу кадров, бухгалтерии, производственным цехам, разработать процедуры по охране труда для функционирования СУОТ. Контролирует выполнение требований по охране труда работников организации, в том числе работодателя.

Руководители структурных подразделений управляют рисками, для этого определяют приемлемость оцениваемых рисков и формируют меры контроля по поддержанию остаточных рисков на запланированном уровне. Организуют идентификацию рисков в подразделениях.

Уполномоченные лица по охране труда в структурных подразделениях планируют мероприятия по улучшению СУОТ на уровне подразделения, предлагают пути реализации мероприятий, контролируют их выполнение, анализируют результативность и проводят корректировку или пересмотр мероприятий.

Группы по идентификации опасностей и оценке рисков обеспечивают регулярное проведение идентификации опасностей и оценку рисков, документируют результаты и предоставляют их руководителям структурных подразделений, участвуют в формировании планов управления рисками.

Аудиторская группа по проведению внутреннего аудита СУОТ проводит плановые и внеплановые проверки подразделений в соответствии с программой. Готовит отчет по итогам года и представляет руководителю СУОТ, чтобы использовать его при анализе СУОТ высшим руководством.

Работники привлекаются к работам по идентификации опасностей и оценки рисков на рабочих местах, делают предложения по улучшению условий труда и мерам контроля, чтобы поддерживать остаточные риски на запланированном уровне.

Чтобы назначить ответственных на каждом уровне управления, издайте приказ.

Чтобы разработать положение о СУОТ, используйте типовое положение, которое утвердил Минтруд приказом от 19.08.2016 № 438н.

Положение о системе управления охраной труда

При разработке СУОТ используйте информацию из ГОСТов, например: ГОСТ 12.0.230-2007 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Системы управления охраной труда. Общие требования» и ГОСТ 12.0.230.1-2015 «Система стандартов безопасности труда. Системы управления охраной труда. Руководство по применению ГОСТ 12.0.230-2007».

Какие ГОСТы использовать при разработке положения о СУОТ, читайте в рекомендации Системы.

Разработайте процедуры, которые направлены на поддержание функционирования СУОТ. Каждая процедура может быть прописана в отдельном НПА – стандарте общества. Укажите ссылку на этот НПА в одном из разделов положения о СУОТ. Например, процедура подготовки работников по охране труда реализуется в соответствии с СТО № 1, утвержденного приказом № 45 от 20.08.2020. 

Типовое положение предусматривает обязательные процедуры, которых может не быть в вашей организации. Например, работодатель не обеспечивает работников молоком и лечебно-профилактическим питанием, потому что по результатам спецоценки условия труда не установили вредные или опасные производственные факторы. Чтобы избежать лишних вопросов со стороны ГИТ, укажите в начале раздела, где описываете процедуры, причины по которым не выдаете молоко. В данном случае – это отсутствие оснований по результатам спецоценки. 

Подготовка работников по охране труда. Разработайте процедуру в соответствии с Порядком 1/29, который утвержден постановлением Минтруда и Минобразования от 13 января 2003 г. В процедуре установите, как проходят инструктажи, стажировка, обучение, проверка знаний по охране труда.

Организация и проведение оценки условий труда. Разработайте процедуру с учетом требований закона от 28.12.2013 г. № 426-ФЗ. Установите порядок формирования комиссии по проведению СУОТ, обязанности и ответственность членов комиссии, порядок проведения СУОТ и отбора специализированной организации.

Управление профессиональными рисками. Установите порядок выявления опасностей, оценки уровней профессиональных рисков, их снижения.

Организация и проведение наблюдения за состоянием здоровья работников. Разработайте процедуру в соответствии с приказом № 302н. Установите порядок проведения медосмотров, психиатрических освидетельствований, химико-токсикологических исследований работников.

Информирование работников об условиях труда на их рабочих местах, уровнях профессиональных рисков, а также о предоставляемых им гарантиях, полагающихся компенсациях. Установите, в какой форме информировать работников. Например, включить соответствующие положения в трудовой договор, ознакомить работника с результатами СУОТ на его рабочем месте.

Процедура информирования работников может состоять всего из одного предложения: «Информирование работников об условиях труда на их рабочих местах, уровнях профессиональных рисков, а также о предоставляемых им гарантиях, полагающихся компенсациях осуществляется в форме внесения соответствующей информации в трудовой договор работника на основании статьи 57 ТК РФ, ознакомления работников с результатами специальной оценки условий труда на основании статей 5 и 15 Федерального закона от 28.12.2013 г. № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда», а также путем размещения соответствующей информации на официальном сайте организации на основании статьи 15 Федерального закона от 28.12.2013 г. № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда».

Если планируете информировать работников в иных формах, которые не предусмотрены законодательством, то также включите их в описание процедуры. Например, информирование работников на заседаниях комитета или комиссии по охране труда, в уголках по охране труда, в отдельном разделе на сайте организации.

Обеспечение оптимальных режимов труда и отдыха. Укажите мероприятия, которые предотвращают возможность травмирования работников, заболевания из-за переутомляемости и воздействия психофизических факторов. Например, установите перерывы два раза в день по 15 минут, помимо перерыва на обед.

Обычно вопросы, которые касаются режима труда и отдыха, описывают в документах организации. Например, в Правилах внутреннего трудового распорядка, в ЛПА, которые устанавливают порядок организации сменной работы, или в трудовых договорах. Сделайте ссылки в разделе с процедурами на все ЛПА, которые регулируют вопрос режима труда и отдыха. Тогда не нужно подробно описывать реализуемые меры в положении о СУОТ.

Обеспечение работников СИЗ, смывающими и обезвреживающими средствами. Разработайте процедуру на основании приказа Минздравсоцразвития от 01.062009 г. N 290н. Установите порядок, как выявлять потребность в СИЗ, и порядок обеспечения СИЗ, смывающими и обезвреживающими средствами. Опишите, как учитывать, хранить, дезактивировать, стирать и ремонтировать СИЗ.

Обеспечение работников молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием. Разработайте процедуру на основании приказа Минздравсоцразвития от 16.02.2009 г. N 45н . Установите порядок предоставления таких продуктов работникам.

Реагирование на аварии, несчастные случаи и профессиональные заболевания. Установите внутренний порядок расследования аварий, микротравм, несчастных случаев и профзаболеваний. Разработайте процедуру расследования несчастных случаев с учетом требований статей 228-231 ТК, а также постановления Минтруда от 24.10.2002 г. N 73.

Управление документами СУОТ. Установите формы и рекомендации по оформлению ЛПА. Определите необходимые связи между структурными подразделениями, которые обеспечивают функционирование СУОТ. Создайте порядок разработки, согласования, утверждения и пересмотра документов СУОТ, сроки их хранения.

Перед созданием СУОТ проведите предварительную оценку состояния охраны труда. Ее организуют специалисты предприятия, например, главный инженер, специалист по охране труда, уполномоченный по охране труда, руководитель структурного подразделения.

Во время предварительной оценки проверьте:

• информацию о квалификации работников, прохождении ими обучения и проверки знаний по охране труда, обучения безопасным методам и приемам выполнения работ;
• результаты специальной оценки условий труда, производственного контроля, оценки профессиональных рисков, оценки безопасности и исправности машин, механизмов, оборудования, инструментов и приспособлений;
• результаты анализа производственного травматизма и профессиональной заболеваемости;
• результаты мониторинга состояния охраны труда;
• обеспеченность работников СИЗ, молоком и лечебно-профилактическим питанием, режимы труда и отдыха.

Затем разработайте политику по охране труда. Политика – обязательный документ, и является элементом СУОТ (п. 8 Типового положения). Укажите в ней глобальные задачи и цели работодателя в области охраны труда в отношении работников организации, окружающей среды, а также общества в целом.

Основные принципы и цели политики, выполнение которых работодатель принимает на себя, могут быть:

• предупреждение несчастных случаев и профзаболеваний;
• исполнение обязательств коллективного договора;
• обещание следовать требованиям Трудового кодекса и других подзаконных актов по охране труда
• обязательство о согласовании с работниками и их представительным органом мероприятий по охране труда, которые требует учета их мнения;
• работа над реализацией СУОТ и данной Политики.

Оформите политику в виде раздела в положении о СУОТ либо как локальный нормативный акт. Разместите политику по охране труда на официальном сайте предприятия и в доступных для работников местах. Например, в уголках по охране труда или на информационных досках. Разъясните всем работникам политику по охране труда организации под роспись. 

После разработки политики поставьте цели в области охраны труда и пересматривайте их каждый год. Грамотные цели не противоречат политике, выполняются реальными ресурсами, соответствуют должностям сотрудников, измеряются и выражаются количественно. Цели можно разбить на мелкие задачи, чтобы было проще ее достигать. 

​​​​​​Чтобы достигать целей по охране труда, разработайте и включите в положение о СУОТ процедуры, которые направлены на достижение поставленных целей.

Затем проведите планирование СУОТ. Для этого руководитель организации совместно со службой по охране труда разрабатывает план мероприятий по охране труда на текущий год. В этот документ включают мероприятия по внедрению средств коллективной защиты, приобретению спецодежды и СИЗ, организации обучения охране труда, проведению медосмотров, контролю вредных и опасных производственных факторов и др.

Пересматривайте план мероприятий в каждом текущем году, чтобы было непрерывное улучшение системы. Если изменились техпроцессы, оборудование, оказываемые услуги и нормативные документы, пересмотрите план мероприятий внепланово.

Чтобы оценить эффективность СУОТ, учитывайте требования к оценке эффективности СУОТ по ГОСТ 12.0.230.2-2015 «Система стандартов безопасности труда. Системы управления охраной труда. Оценка соответствия. Требования». На практике организации используют два способа оценки эффективности СУОТ. Периодическая оценка проводится ежегодно во время планирования бюджета на СУОТ. Внеочередная – по инициативе работодателя из-за изменений в законодательстве, структуре управления, введения новых технологий, необходимости исправить крупные недостатки в функционировании СУОТ и т. д.

Проанализировать эффективность СУОТ помогут:

• результаты внутренних аудитов;
• показатели деятельности руководителя в области охраны труда;
• результаты предыдущих анализов эффективности;
• результаты расследования инцидентов, несчастных случаев, профзаболеваний;
• рекомендации по улучшению;
• сообщения от внешних сторон – проверки надзорных органов, внутренних сторон – жалобы работников и клиентов;
• изменяющиеся обстоятельства в трудовом законодательстве.

По результатам анализа эффективности СУОТ оформите отчет об анализе функционирования СУОТ. В нем же можно запланировать мероприятия по улучшению системы.

Пересматривайте мероприятия по улучшению функционирования СУОТ не реже одного раза в год. Учтите опыт других работодателей, предложения работников, изменения в нормативно-правовых актах.

Контроль является элементом СУОТ и помогает руководству получать обратную связь от подразделений. В результате повышается эффективность функционирования СУОТ, так как руководство принимает решение с учетом данных, которые получает в ходе контроля.

Существует несколько видов контроля: постоянный, периодический, реагирующий, трехступенчатый и внутренний аудит.

Постоянный контроль

Постоянный контроль используют, чтобы оценить состояние рабочего места, как применяются оборудование, инструменты, приспособления, сырье и материалы. Такой контроль помогает идентифицировать опасности и отслеживать показатели выполнения процедур по охране труда.

Периодический контроль

Периодический контроль направлен на регулярно повторяющиеся события.

К ним относятся:

• оценка условий труда работников;
• оценка профессиональных рисков;
• обучение сотрудников, руководителей и специалистов по вопросам охраны труда;
• проведение предварительных и периодических медосмотров и т. п.

Периодический контроль поручите специалисту по охране труда, руководителю отдела кадров и руководителям производственных цехов. 

Реагирующий контроль

Реагирующий контроль предполагает отслеживание меняющихся условий. Например, учет и анализ несчастных случаев и профзаболеваний, а также изменений государственных нормативных требований охраны труда.

Реагирующий контроль поручите руководителям подразделений и специалисту по охране труда. 

Внутренний аудит

Внутренний аудит применяют для контроля эффективности всех процессов СУОТ. Чтобы провести внутренний аудит, составьте программу внутренних аудитов на текущий год. По итогам года руководитель организации должен провести анализ эффективности СУОТ и оформить отчет.

Проведение внутреннего аудита поручите аудиторскую группе. Включите в группу административный персонал, который разбирается в процессе, который будет проверять. Например, проверку подготовки работников по охране труда в цехе поручите специалисту по охране труда, руководителю отдела кадров и заместителю директора по производству. 

Трехступенчатый контроль

Чтобы проверить, как выполняют процедуры по охране труда на каждом уровне, используйте трехступенчатый административный контроль. В таблице приведен пример организации такого контроля. По результатам проведения производственного контроля составьте акт.

Привлеките к контролю уполномоченных лиц по охране труда и представителей профсоюзов. Чтобы обеспечить независимость и объективность проверок, можно пригласить независимую от руководителя организацию в области охраны труда.

Результаты контроля СУОТ оформите документально в виде отчета о результатах контроля выполнения корректирующих действий. Обсудите результаты контроля на совещании. По итогам встречи издайте приказ с указанием перечня мероприятий по устранению выявленных недостатков, сроков исполнения и ответственных лиц.

Чтобы повысить эффективность СУОТ, наладьте диалог между работодателем и сотрудниками. Например, с помощью комитетов по охране труда или коллективного договора. У работников должна быть возможность полноценно участвовать в управлении охраной труда. Для этого нужно:

• информировать работников о принципах СУОТ;
• привлекать сотрудников к мероприятиям по охране труда;
• актуализировать инструкции по охране труда с учетом изменений внутри организации и т. д.

В рамках плановых проверок ГИТ инспекторы обязаны руководствоваться проверочными листами. К СУОТ относится проверочный лист № 31, согласно которому проверяется:

• наличие у работодателя положения о СУОТ, утвержденного приказом;
• наличие у работодателя политики в области охраны труда.

Также Роструд утвердил рекомендации для ГИТ по проверке систем управления охраной труда на предприятиях. Инспекторы применяют эти рекомендации при расследовании несчастных случаев и внеплановых проверках в связи с несчастными случаями. Проверка СУОТ состоит из двух частей: анализа документов и условий на рабочих местах.

В рекомендациях Роструда упор сделан на проверку соответствия СУОТ типовому положению. То есть в положение о СУОТ в организации включите все элементы, которые указаны в типовом положении.

Также инспектор проверит:

• как проводите спецоценку условий труда;
• как управляете профрисками;
• как проводите идентификацию и оценку профрисков;
• план мероприятий по управлению рисками;
• как оцениваете возможности устранения рисков;
• какие меры принимаете по исключению или снижению рисков.

К рекомендациям приложена блок-схема, где указаны все процедуры, которые проверят.

Работодатель обязан обеспечить создание и функционирование СУОТ в соответствии со статьей 212 ТК и пунктом 2 типового положения. За несоблюдение требований типового положения, отсутствие какого-либо элемента СУОТ или ЛНА работодателя могут оштрафовать по статье 5.27.1 КоАП.

При этом за некоторые нарушения предусмотрена ответственность разными частями статьи 5.27.1 КоАП. Например, если в положение о СУОТ не включена процедура обеспечения работников СИЗ, смывающими и обезвреживающими средствами (п. 8, 45–47 типового положения), то оштрафуют по части 1 статьи 5.27.1 КоАП. А если работники не обеспечены СИЗ, то оштрафуют по части 4 статьи 5.27.1 КоАП.

Размер штрафов по части 1 статьи 5.27.1 КоАП:

• для должностного лица – до 5000 руб.;
• для организации – до 80 000 руб.

По части 4 статьи 5.27.1 КоАП:

• для должностного лица – до 30 000 руб.;
• для организации – до 150 000 руб.