Документы по периодическому медосмотру: от приказа до направления

Положение о проведении медосмотров

В положении прописывают порядок, по которому в компании проводят медицинские осмотры сотрудников. Это необязательный документ, но если в организации он уже действует, можно продолжать им пользоваться. При этом сделайте ссылку на документ в положении о СУОТ и ознакомьте с ним сотрудников, которые проходят медосмотры.

Более современный подход — прописать порядок в положении о СУОТ. Так как медосмотры сотрудников — одна из процедур для достижения целей в области охраны труда, логично сделать ее частью СУОТ. Пропишите в документе правила в соответствии с требованиями закона (ст. 212, 213, 214 ТК; Порядок проведения медицинских осмотров, утв. приказом Минздравсоцразвития от 12.04.2011 № 302н, далее — Порядок № 302н). Опишите в положении о СУОТ, как на предприятии организован:

• порядок проведения предварительных и периодических медосмотров;
• порядок отстранения от работы при выявленных в ходе медосмотра противопоказаниях;
• порядок действий при отказе работника от прохождения медосмотра;
• порядок взаимодействия с медицинской организацией.

Приказы

Чтобы организовать периодический медосмотр, подготовьте два приказа: о распределении обязанностей между ответственными лицами и направлении работников на медосмотр. Первый приказ издайте до начала процедуры, второй после того, как медорганизация прислала календарный план. Воспользуйтесь шаблонами приказов.

Общий контроль за проведением медосмотра — обязанность специалиста по охране труда. Между отделами организации можно распределить ответственность за отдельные мероприятия, например, выдачу направлений, ознакомление работников с календарным планом и пр. Пропишите в приказе Ф. И. О. и должность конкретного сотрудника, функцию, за которую он отвечает, и сроки выполнения. Предусмотрите замещающих на случай отсутствия сотрудника, например, из-за отпуска или болезни. Важно издать приказ до начала процедуры медосмотров и ознакомить заинтересованных лиц. Так ответственные заранее будут знать свои обязанности и смогут эффективно спланировать рабочее время.

Приказ о направлении сотрудников на медосмотр издайте после того, как утвердили календарный план. График составляет медорганизация и направляет работодателю не позднее чем за 14 календарных дней до согласованной даты начала осмотров. Проконтролируйте, чтобы календарный план составили с учетом сменности на предприятии и приложите его к приказу о направлении вместе с листом ознакомления работников. Ознакомьте работников с приказом и графиком не позже чем за 10 дней до начала медосмотра.

Список контингента

Изучите вредные и опасные факторы, которые воздействуют на сотрудников, и виды выполняемых ими работ, чтобы составить список контингента. Если на рабочем месте еще не проводили спецоценку, необходимую информацию можно получить из лабораторных исследований в рамках производственного санитарного контроля. Кроме того, проанализируйте трудовые обязанности и материалы, которые сотрудник применяет в работе. Например, используйте эксплуатационную, технологическую и другую документацию на машины, механизмы, оборудование, сырье и материалы, которые применяют при производственной деятельности (п. 19 Порядка № 302н).

Утвержденной формы списка контингента нет. Важно внести в документ информацию, которую предусмотрели в Порядке № 302н. Это два основных пункта: профессия или должность работника по штатному расписанию и вредные производственные факторы со ссылкой на пункт Порядка № 302н (п. 20 Порядка № 302н). Воспользуйтесь формой шаблона.

Утвердите список контингента у работодателя и в течение 10 календарных дней направьте его в территориальный Роспотребнадзор (п. 21 Порядка № 302н). Получите в ведомстве отметку на своем экземпляре списка. Это будет подтверждением, что документ направили вовремя.

Поименный список

Поименный перечень составляют на основании утвержденного списка контингента (п. 22 Порядка № 302н). В документе укажите фамилии, имена, отчества работников полностью, их должности или профессии по штатному расписанию, наименование структурного подразделения и вредные производственные факторы со ссылкой на пункт приказа № 302н. Утвержденной формы документа нет. Воспользуйтесь образцом.

Поименные списки утвердите у работодателя и направьте в медорганизацию на согласование. Сделать это надо не позднее чем за два месяца до даты начала проведения периодического осмотра (п. 23 Порядка № 302н). На основании поименного списка медорганизация составит календарный план.

Направление

Вручите направления сотрудникам, которые должны пройти медосмотр. Важно указать в документе информацию, которую предусмотрели в Порядке № 302н:

• название организации и код ОКВЭД;
• название медорганизации, ее фактический адрес и код по ОГРН;
• вид медицинского осмотра: предварительный или периодический;
• фамилию, имя, отчество работника;
• дату рождения работника;
• наименование структурного подразделения, в котором занят работник;
• наименование должности, профессии или вида работы;
• вредные и опасные производственные факторы, а также вид работы по утвержденному работодателем списку контингента.

Направления выдает сотрудник, которого приказом назначил работодатель. Например, это может быть специалист кадровой службы. Он подписывает направление с указанием своей должности, фамилии и инициалов. Работник, который получил направление, также ставит свою подпись. Воспользуйтесь образцом направления.

Журнал учета направлений

В организации нужно вести учет направлений, которые выдали работникам для прохождения медосмотра (п. 8 Порядка № 302н). Удобнее всего организовать такой учет с помощью журнала, но можно выбрать и другой способ. Форма журнала законом не установлена, поэтому работодатель может разработать ее самостоятельно. Воспользуйтесь нашим образцом.

Журнал ведет сотрудник, которого приказом работодатель назначил ответственным. Для удобства назначают того же сотрудника, который выдает направления на медосмотр. Укажите в документе, кому и когда выдали направление. Предусмотрите в журнале графы, чтобы отметить, когда получили заключительный акт и какие рекомендации по оздоровительным и профилактическим мероприятиям указали медики.

При заполнении журнала не оставляйте пустые строчки, избегайте исправлений и не используйте корректор. Неверную запись нужно аккуратно перечеркнуть и внести верную. Рядом с ошибочно внесенной записью ответственное лицо ставит подпись с расшифровкой и дату внесения изменений.